Es el documento o planilla que se realiza para tener el control y una organización adecuada cuando se hace una recepción.
RECEPCIÓN
La recepción es el
proceso por medio del cual la institución realiza una comparación entre lo
pactado con el proveedor, orden de compra contra factura y lo que él envía
(recepción administrativa), y entre lo
establecido por la legislación vigente, requisitos internos y además el aspecto
del producto (recepción técnica). Al analizar la verificación de requisitos administrativos
y técnicos, encontramos:
Verificación o
Recepción administrativa.
Permiten constatar si el insumo cumple o no con las condiciones
pactadas en la adjudicación entre la institución y el proveedor; igualmente si se cumple lo solicitado en la orden
de compra y si está acorde con lo facturado. Debe aplicarse al 100% de los
insumos recibidos por orden de compra. Entre la especificación a revisar
está: nombre genérico del producto, concentración, forma farmacéutica, precios unitarios y totales (por producto y valor total de la
factura) fechas y formas de entrega y cantidades. Es importante anotar que la
persona que realice el conteo de los productos no debe saber qué
cantidad se recibe (a ciegas), con el fin de evitar
el sesgo que se produce al conocer desde antes dicha información.
Verificación o
Recepción técnica.
Permite constatar el
grado de acercamiento de las características técnicas del producto a las que
están establecidas como referencia por la legislación y por la organización.
Estas especificaciones se refieren a: fecha de vencimiento, número de lote de
fabricación, registro sanitario, características físicas y organolépticas del producto como tal,
características relacionadas con la etiqueta, empaque, envase, embalaje y forma
farmacéutica, condiciones de almacenamiento, nombre del fabricante y
otros requisitos de información acordes a la legislación de cada país. Para
llevar a cabo esta verificación técnica, es necesario definir primero el significado de algunos términos:
Inspección.
Proceso a través del
cual se supervisa para corroborar, si el producto cumple con los requisitos de
calidad. Dependiendo de la etapa del proceso se denomina: inspección de entrada
o de recepción, donde se detectan aquellos materiales que van a ingresar a la
producción y no cumplen las especificaciones, se evita así posteriores
inconvenientes, como retrasos en los planes de producción o la elaboración de
productos de baja calidad. Inspección del proceso, permite tomar decisiones para continuar o detener un
proceso, o si se acepta o rechaza un producto. Inspección final, que se lleva a
cabo para evitar el envío de un producto defectuoso, como una actividad de
garantía de calidad.
Medición.
Determinación de una
característica expresada en un valor numérico. Control de “pasa”, “no pasa”. Evalúa
si una característica está por debajo o por encima de un límite fijado. Inspección
visual. Examina características de uniformidad
o cambios en el color, acabado,
presencia de partículas extrañas, etc.
Muestreo.
Es un método idóneo para investigar características en diferentes poblaciones que por su
tamaño se hace prácticamente imposible analizar uno a uno sus elementos. A través de él se llega a conclusiones
generalizadas de todo un lote aplicando las leyes de la probabilidad en una muestra
tomada al azar.
Muestra.
Es un conjunto de unidades escogidas,
cuyas observaciones son representativas y
pueden inferirse a toda la población´.
Defecto o no conformidad.
Cualquier
desviación del producto a las especificaciones previamente establecidas
(legales, internas, del cliente y de acuerdo al aspecto del producto).
·
Defecto crítico: es aquel que puede llegar a impedir la utilización
del producto y atenta contra la vida del
paciente.
·
Defecto mayor: es aquel que sin ser crítico, tiene la
posibilidad de reducir considerablemente el uso del producto.
·
Defecto menor: es aquel que no reduce materialmente el
uso del producto.
El proceso de verificación de las
características técnicas se realiza mediante un muestreo al azar sobre el lote de recepción, utilizando
para ello una norma vigente en el país. (En Colombia ICONTEC 1097)
(Tablas militares 105 D). El muestreo lo realizarían funcionarios debidamente
capacitados, teniendo en cuenta que la institución debe contar con
procedimientos escritos y aprobados y políticas definidas. Se debe brindar acceso a la legislación o normas
vigentes, capacitando además en su manejo. La muestra tomada para el análisis tiene que ser representativa a cada
lote a recepcionar, es sobre que ella se hace la inspección de las
características técnicas, antes mencionadas.
Cuando
los insumos están ingresando se deben revisar además otras características
como: embalaje, sellados en buen estado y secos, envase; hermeticidad en
cierre, sin perforaciones, contenido completo, tapas; presencia de banda de
seguridad; etiqueta - impresión firme y clara; blíster, sellados, llenos, con
información básica. Es la organización la que define unos niveles
aceptables de calidad (NAC) Para cada uno de los defectos, así por
ejemplo, fijar el 0% o 0.65% para defectos críticos, 6.5% para defectos mayores
y 15% para defectos menores. Se debe contar con una ficha técnica por producto,
con información sobre su aspecto, requisitos legales, tiempo de vida útil,
especificaciones para su almacenamiento y la información que la institución
considere necesaria. Esta información es brindada por el proveedor
al momento de cotizar los productos, lo ideal es que la entregue por escrito y
en medio magnético de acuerdo a un formato previamente definido.
